Инструкция по работе с Microsoft Outlook. Создание подписи, шаблонов и правил сортировки

Создание подписи в Microsoft Outlook

1. Создайте новое сообщение, нажав кнопку Создать сообщение

2. На вкладке Сообщение в группе Включение нажмите Подпись и выберите Подписи.

3. В разделе Выберите подпись для изменения нажмите Создать.

4. В появившемся окне Новая подпись введите имя подписи и нажмите ОК.

5. В разделе Выберите подпись, используемую по умолчанию настройте параметры:

   • Учётная запись электронной почты — выберите нужную почту.
   • Новые сообщения — выберите подпись, которая будет автоматически добавляться в новые письма. Если не требуется — выберите (нет).
   • Ответ и пересылка — выберите подпись, которая будет добавляться в ответы и пересылаемые письма.

6. В разделе Изменить подпись введите желаемый текст подписи и нажмите ОК.

Теперь при создании сообщения подпись будет добавляться автоматически

Вы можете создать несколько подписей для разных целей или аккаунтов.

Создание шаблонов в Microsoft Outlook

1. На вкладке Главная в группе Создать нажмите Создать сообщение или используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+M.

2. Введите нужный текст сообщения и, при необходимости, тему письма.
3. Перейдите в меню Файл.

4. Выберите Сохранить как.

5. В открывшемся окне выберите в поле Тип файла — Шаблон Outlook, задайте Имя файла и нажмите Сохранить.

Использование шаблонов

1. На вкладке Главная в группе Создание нажмите Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму.

2. В окне Выбор формы в списке Папки выберите Шаблоны в файловой системе.

3. Откроется папка с шаблонами:

   • По умолчанию путь: C:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны
   • Если шаблон сохранён в другой папке, нажмите Обзор и укажите путь вручную.

4. Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть.

5. При необходимости отредактируйте поля Кому, Копия, Тема, а также тело письма.

Сортировка писем с помощью правил

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по нужному письму и выберите Правила → Создать правило.

2. В появившемся окне укажите условия фильтрации:

   • По отправителю
   • По теме письма
   • Или оба условия одновременно

3. В разделе Выполнить следующие действия отметьте пункт Переместить элемент в папку и выберите нужную папку.

4. Нажмите ОК для сохранения правила.

5. Чтобы правило сразу применилось ко всем подходящим письмам в текущей папке, поставьте галочку Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки.

6. Для просмотра всех правил:

   • Перейдите на вкладку Главная → Правила → Управление правилами и оповещениями...